Moduler og priser

OCTOPUS Konferencesystem er en totalstyring af alle konferencebehov. Softwaren giver det samlede overblik over selv de mest komplekse konferencer.  

Opbyg konferencer fra A til Z. Tilknyt bestemte lokaler og lokationer til konferencen – også på bestemte tidspunkter. Dermed kan en samlet tidsplan styres og justeres i Konferencesystemet. Ekstra ressourcer i form af fx AV-udstyr og blomsterdekoration kan nemt tilføjes.

Softwaren giver også det store overblik over alle lokaler og hotelbookinger i forbindelse med konferencen. Softwaren tilbyder desuden selskabsstyring og opgavelister med beskrivelser af servering på valgte tidspunkter. Et smart værktøj ift. bemandingsplanlægning og opgavestyring blandt personalet.

Lav nøglekort til dine gæster via det smarte Salto/Vingcard adgangskontrolsystem – også på forhånd. Nøglekortene virker kun i den relevante periode.

Send automatisk tilfredshedsundersøgelser til gæsterne efter besøget. Tilfredshedsundersøgelserne kan skræddersyes efter behov og er tilgængelige på dansk, engelsk og tysk. Spørgeskemaerne er som standard udarbejdet med få, korte, relevante og overskuelige spørgsmål for gæsten.

Mulighed for at sætte online side op, så gæsterne kan booke direkte på egen hjemmeside. Ved integration til onlinebetaling med reepay eller nets easy kan gæsterne betale direkte online.

Med integration mellem OCTOPUS og både nets easy og reepay inkluderer det også, at I pr. mail kan sende betalingslink ud til gæster. Det kan fx benyttes til opkrævning af reservationsgebyr eller depositum.

Modtager du også virtuelle kort, kan I via OCTOPUS trække dem direkte sammen med integrationen til reepay. 

Automatisk elektronisk indrapportering til Danmarks Statistik.

Smart opgavestyring integreret i ét system. Opret opgaver på gæstehenvendelser og tildel til relevante medarbejdere.

• Emails kan automatisk komme ind i systemet som opgaver, som kan prioriteres og sendes videre rundt i organisationen.
  
  
• Med rengøringsmodulet i systemet får I en automatisk rengøringsstatus for alle værelser – også ved ’blivere’. Den smarte fotoregistrering giver en hurtig behandling af ad hoc-reparationer og glemte genstande. App’en tilbyder også noter til rengøringspersonalet og minibar-registrering.
  
  
• Det gør det nemt at holde styr på status på alle værelser – både dem hvor gæsterne rejser og dem,  hvor de bliver.
  
  
• Rengøringspersonalet kan nemt se, hvor de kan gå i gang, og hvilke værelser der endnu ikke er ledige. Det betyder nemmere arbejdsgange og hurtigere behandling af værelserne.
  
  
• Den elektroniske rengøringsliste viser straks, når gæster tjekker ud – så rengøringen kan gå i gang.
  
  
• Personalet kan løbende registrere, at værelserne er rengjorte og klar til indtjekning. Det fremgår øjeblikkeligt i systemet i receptionen – så du fx har mulighed for at tilbyde ventende gæster deres værelse før tid.
  
  
• Der er fotoregistrering til dokumentation af ad hoc reparationer, der skal udføres – som kan ses i receptionen.
  
  
• Glemte genstande registreres nemt med billede – som kan ses i receptionen, der har direkte adgang til den seneste gæsts kontaktoplysninger.
  
  
• Det er nemt at registrere status på minibaren og skrive noter.

Integreret timeregistrering med eksportfunktion til excel. Medarbejderne registrerer deres timer via en hjemmeside, der både kan tilgås fra pc og mobile enheder.

Opret flere brugere i OCTOPUS – også med forskellige brugertyper og adgange.

Gæsten kan fx læse alt om hotellet, området, oplevelser, parkering, tilbud osv.

• Gæsten kan nemt ændre personlige oplysninger som e-mail, navn og fakturaadresse, og når dette gemmes, opdateres oplysningerne på bookingen i OCTOPUS
• Ved gruppebooking kan man – fra den Personlige Gæstebog – selv opdatere bookingen i OCTOPUS med gæstenavne

Eksempel på fuld self-service flow:
• Gæsten laver booking på booking.com til dit hotel
• OCTOPUS sender ordrebekræftelse på SMS/mail til gæsten. Der sendes link til den Personlige Gæstebogen, samt betalingslink (hvis booking ikke er betalt på booking.com)
• Gæsten betaler nemt fra mobilen via betalingslink
• Gæsten modtager kvittering, samt evt. PIN-kode for adgang til hotellet og instruktion om adgang til værelse
• Første gang gæsten benytter PIN-kode, udføres der automatisk check-in
• Gæsten kan bestille ekstraydelser og betale via Personlig Gæstebog
• Gæsten kan selv tjekke ud – hvis saldo ikke er betalt, udføres betaling via mobil før tjek-ud
• Faktura sendes til Personlig Gæstebog, så kan gæsten finde den der

Dette system kan bl.a. håndtere fuld self-service-koncept, så gæster selv kan tjekke ind via PIN-kode.

Scor nogle værdifulde point ved dine gæster.
Der er ingen grund til, at dine gæster skal stå i kø for både at få udleveret og aflevere værelsesnøgler – de har måske allerede oplevet kø i fx trafikken eller lufthavnen, så endnu en kø ved slutdestinationen kan virke uoverskuelig!

 Vi har integration og samarbejder med flere udbydere af elektroniske låsesystemer – og vi oplever kun gladere kunder og meget kortere tid på administrative opgaver for personalet.

Eksempler på klare fordele:

• Priserne er nu kommet væsentligt ned i pris.
• Spar tid i receptionen ved fx nøgleudlevering, fakturaprint osv.
• Gæsten får automatisk tilsendt koden om morgenen på 1. dagen af opholdet.
• Dørkoder kan indstilles, så de først bliver sendt til gæsten, når der er betalt for opholdet.
• Har du lokaler, som ikke alle skal kunne tilgå? Giv gæsterne personlige adgange til fx fitness, pool, selskabslokaler, legerum eller lign.
• Gæsten kan – efter udlevering – selv ændre sin kode via Personlig Gæstebog (der tjekkes automatisk i systemet, om den er ledig).

Add-on-modulet er kun begrænset af fantasien. Vi har fx ”Parkering” i OCTOPUS-systemet. Når gæsterne bestiller et ophold, kan der tilvælges en parkeringsplads. Når der ikke er flere ledige pladser, vil de næste gæster ikke få dette tilbudt.

Modulet kan også være relevant, hvis I fx tilbyder reservation af cykler og kanoer, mulighed for massage, rundvisning eller køb af en kold flaske champagne på værelset ved ankomst.